Es una realidad que los directivos necesitan estar al tanto de los sucesos más importantes de su empresa y en algunos casos donde el número de trabajadores es muy elevado, se torna una tarea difícil y enrevesada.
Para garantizar el cumplimiento normativo y evitar infracciones, muchas empresas han tomado como referencia la utilización de canales de denuncia digitales; estos ponen en contacto a trabajadores y directiva con el fin de cumplir con un comportamiento ético y legal en la empresa.
El auge del canal de denuncias, viene condicionado en gran parte por la normativa relativa a los canales de denuncias y la protección de la privacidad s, aprobada por el Parlamento Europeo, la Directiva (UE) 2019/1937; en la que su pilar fundamental es la protección de las personas que informen de diferentes infracciones, y en su transposición española del 4 de Marzo del 2022 el proyecto de ley (APL)
Se trata de una herramienta utilizada en el ámbito interno de las empresas para garantizar el cumplimiento legal y evitar infracciones que puedan ser perjudiciales para la organización o su cultura ética.
Esta herramienta se emplea de manera anónima por parte de los trabajadores de la empresa (o colaboradores) que alertan a través de diferentes medios y/o canales, de forma anónima, de las irregularidades visibles en la actividad empresarial.
La comunicación de dichos comportamientos ilícitos puede ser directamente a los directivos, o a un organismo/comité encargado de tramitar las denuncias ejecutadas y prever así, posibles fraudes o realizar las investigaciones internas pertinentes.
Todo canal de denuncias debería cumplir unos requisitos concretos para cumplir su función reguladora de protección y denuncia interna, algunas son las siguientes:
Seguro y anónimo: El canal de denuncias debe ser una herramienta que vele por la seguridad del trabajador, la cual se consigue con el anonimato como un elemento fundamental relativo a la protección de quien denuncie cualquier irregularidad.
Accesible: Todos los trabajadores deben tener acceso al canal de denuncias para facilitar su correcta utilización y cumplir con su cometido. A su vez, todos ellos deben estar correctamente informados de su uso y finalidad.
Revisión periódica: El comité o personas encargadas de gestionar las denuncias, deben poder realizar revisiones periódicas para estar al día de posibles riesgos o irregularidades.
Supervisado: El canal de denuncias debería estar gestionado por un grupo de empleados o área de la empresa que vele por el cumplimiento de su cometido y supervise las denuncias recibidas.
Sencillo e intuitivo: Los empleados no pueden ver la herramienta como un elemento “entorpecedor” del trabajo, sino que su uso sea fácil, con poca formación y utilizable por todos.
Almacenar información para poder ser consultada en el tiempo: Es importante que el canal de denuncia cumpla con un servicio que permita almacenar las denuncias de forma digital para poder ser consultadas o utilizadas en diferentes ocasiones.
Con el cumplimiento de las características nombradas previamente, el canal de denuncias aporta diferentes ventajas a la empresa que lo aplique. Algunas de estas son:
Con un canal de denuncias interno, la empresa puede anticiparse a posibles delitos, evitando así actividades que causen alguna irregularidad en la normativa internacional, nacional, o incluso, interna de la propia empresa.
La empresa puede detectar malas conductas en momentos tempranos que les hagan emplear acciones proactivas y no reactivas, una vez que la problemática ya es latente.
En muchos casos, el incumplimiento de la ley está castigado con una sanción monetaria que debe abonar la empresa. Con la detección precoz de las infracciones normativas o del mal desempeño de las responsabilidades de los empleados, la organización puede estudiar los casos con detenimiento y evitar la intervención de la justicia y sus sanciones.
Si el delito o la infracción llegara a cometerse y castigarse legalmente, el empresario podría aportar la información facilitada en el canal de denuncia de compliance para demostrar su inocencia.
Para esto, como bien hemos apuntado anteriormente, es efectivo que la herramienta empleada para la realización de las denuncias, pueda recopilar y almacenar información.
Cuando hablamos de normativa o infracciones, nos referimos en su mayoría al ámbito internacional o nacional, donde la gravedad del incumplimiento legal suele tener consecuencias más graves. Aun así, el canal de denuncias, puede ser efectivo también para garantizar la normativa interna de la empresa, que aunque puede tener sanciones más leves; son de gran importancia para salvaguardar la imagen y la identidad de la entidad.
Si todos los empleados hacen un buen uso del canal de denuncias de compliance, este puede convertirse en una herramienta que proteja el bienestar de todos los empleados y ayude a crear un clima laboral basado en la ética y el respeto mútuo.
Un empleado, por ejemplo, puede denunciar faltas de respeto, vejaciones u otros comportamientos que vayan en contra de los derechos de su persona o de otro empleado; el comité encargado de revisar las acusaciones, deberán estudiar el caso y tomar las decisiones pertinentes.
Los canales de denuncia pueden ser variados dependiendo de la herramienta que se utilice para desarrollarlos en la empresa. A continuación describiremos los más comunes:
Con el auge de la digitalización de las empresas, cada vez son más los servicios que se han informatizado y que han avanzado a la era digital. En el caso de los canales de denuncia, existen software especializados en gestionar canales de denuncia de compliance.
Gracias a estos software, la empresa puede acceder a los datos en cualquier momento y lugar debido a su almacenamiento en la nube. Otra de sus características, es la confidencialidad de los datos y las informaciones transmitidas, ya que pueden compartirse de manera escrita y totalmente anónima.
Algunos como el caso de Rulecenter, permiten la consulta de las normativas y documentos referentes al compliance de la organización o de la actividad empresarial que les atañe. Con ello, los empleados tienen una herramienta completa para saber si una actitud está dentro de la legalidad y debe ser mejorada por parte de la empresa.
La empresa habilita una dirección de correo electrónico para que los empleados compartan avisos, irregularidades, etc. con las personas encargadas de gestionarlo. Aunque puede ser útil, la gran mayoría de empresas cuentan con correos institucionales que pueden privar a los trabajadores de mantener su anonimato al ser conocidos por la empresa, o ser nominativos.
Las denuncias son registradas a través de llamadas telefónicas que se realizan mediante una línea telefónica destinada para ello.
La información proporcionada, posteriormente debe ser escuchada y normalmente, transcrita para certificar que se ha realizado; por lo que, en ocasiones, puede conllevar un gasto excesivo de tiempo y puede perderse información.
Aunque más inusual, algunas empresas emplean canales de denuncia cara a cara. En ella, la comunicación por parte del encargado con el acusado puede llegar a ser muy rápida o incluso inmediata, pero el grado de confianza para su empleo debe ser mayor; si la persona que ha dado el aviso quiere mantener el anonimato, debe confiar plenamente en quien gestiona el canal de denuncia.
En muchas ocasiones, este grado de confianza no se da, por lo que el canal resulta prácticamente inexistente; por este motivo, desaconsejamos su uso.
Según lo establecido en la Directiva (UE) 2019/1937, que entró en vigor el 17 de diciembre de 2021, “los estados tienen la obligación de poner en vigor las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas para dar cumplimiento a lo establecido en dicha ley” a las empresas con 50 o más trabajadores.
Como excepción, las empresas de entre 50 y 249 empleados contarán hasta el 17 de diciembre de 2023 para implantar el sistema de denuncias.
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