Confidencialidad y permisos
No todo el mundo debe verlo todo. Protege la información sensible con control de acceso granular.
El problema: información sensible expuesta
Las denuncias del canal ético llegan a una bandeja que lee cualquier administrador.
Un cambio de condiciones dirigido a una sola persona acaba en una carpeta compartida que ve toda la plantilla.
Consecuencia: Riesgo de filtraciones y pérdida de confianza.
Todos con los mismos permisos
Quien solo tiene que seguir el cumplimiento puede también editar personas o exportar datos.
Datos personales a la vista
El DNI, el teléfono y la fecha de nacimiento los ve cualquiera que entra en el panel.
Sin rastro
No sabes quién abrió un documento ni cuándo lo aceptó.
La solución: control de acceso granular
Seis roles predefinidos, documentos por grupo y el canal de denuncias aparte
Seis roles predefinidos
Propietario, administrador, gestor, auditor, empleado y colaborador externo. Cada uno con un alcance claro: quién crea campañas, quién solo consulta reportes y quién únicamente recibe comunicaciones.
Canal de denuncias aparte
Por defecto, las denuncias solo las ven el propietario y las personas que designe para gestionarlas. Los administradores no las ven, salvo que el propietario abra el canal a todos ellos.
Acceso a documentos por grupo
Cada documento de la base de conocimiento se publica a los grupos que elijas: centro, departamento, puesto, equipo o un grupo a medida. Quien no está en el grupo, no lo ve.
Registro de evidencias
De los documentos que envías en una campaña quedan la primera apertura en la aplicación, la lectura y la aceptación, con su fecha y hora, en un registro de solo inserción: no se edita ni se borra.
Ejemplos de roles
Propietario
- Acceso total a la plataforma
- Gestiona usuarios y roles
- Ve todas las campañas y datos
- Configura el inicio de sesión y las opciones del tenant
Gestor
- Consulta personas, grupos y áreas
- Sigue el cumplimiento de toda la organización
- No edita usuarios ni exporta datos
- No ve DNI, teléfono ni fecha de nacimiento
Auditor (solo lectura)
- Ve dashboards y reportes
- Exporta evidencias
- No puede crear ni editar nada
- Pensado para auditorías internas y externas
Casos de uso típicos
Varios centros de trabajo
Organiza la plantilla en grupos por centro: envía a cada centro sus comunicaciones y sigue su cumplimiento filtrando por grupo.
Ejemplo: sedes en España, Portugal y México, cada una con sus campañas y su seguimiento.
Comunicaciones sensibles
Notificaciones individuales o a grupos muy pequeños, con plazo y escalado, sin publicarlas en la base de conocimiento general.
Ejemplo: una modificación de condiciones enviada persona a persona.
Varias áreas de cumplimiento
RRHH, Compliance y PRL envían cada uno sus políticas, su normativa y su formación, clasificadas por áreas.
Ejemplo: el cumplimiento de PRL, filtrado por su área, sin mezclarlo con las políticas de RRHH.
Auditorías externas
Da de alta al auditor con el rol de solo lectura para que revise las evidencias sin poder modificar nada, y desactívalo cuando termine.
Ejemplo: auditor externo revisando el cumplimiento de PRL.
Beneficios clave
Permisos por rol
Seis roles con permisos distintos. El gestor y el auditor no ven el DNI, el teléfono ni la fecha de nacimiento, y cada empleado ve sus tareas y los documentos publicados para sus grupos.
Comunicaciones delicadas aparte
Una comunicación sensible va a una persona o a un grupo pequeño, y enviarla no la publica en la base de conocimiento.
Trazabilidad de cada documento
Quién lo aceptó y cuándo; en la aplicación, también quién lo abrió y lo leyó, en un registro que no se edita ni se borra.
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