Glosario de términos
Hablamos tu idioma. Entiende la terminología de evidencia digital y compliance de forma sencilla.
A
Aceptación explícita
Acción consciente y voluntaria del usuario (como hacer clic en "Acepto") que queda registrada. A diferencia de la aceptación tácita, requiere una acción positiva del usuario.
Actividad
En los planes de RuleCenter, una campaña: una política, una formación, una comunicación o una encuesta que se envía a un grupo de personas. Sus recordatorios, sus renovaciones periódicas y la re-aceptación por nueva versión forman parte de la misma actividad. Ver los planes.
Auditoría
Proceso de verificación independiente para comprobar que una organización cumple con determinados estándares o requisitos. Las evidencias digitales son clave para superar auditorías.
C
Cadena de custodia
Registro cronológico que documenta la secuencia de custodia, control y transferencia de una evidencia. En el ámbito digital, incluye quién creó el documento, quién lo envió, quién lo recibió y qué hizo con él.
Compliance
Conjunto de procedimientos y buenas prácticas para cumplir con el marco normativo aplicable a una organización. Incluye prevención de delitos, protección de datos, prevención de riesgos laborales, etc.
Compliance penal
Programa de cumplimiento normativo enfocado a prevenir la comisión de delitos en el seno de una organización (Art. 31 bis Código Penal). Puede actuar como eximente de responsabilidad penal de la persona jurídica.
D
Documento
En los planes de RuleCenter, cada documento de tu biblioteca, con todas sus versiones: subir una versión nueva no cuenta como otro documento. Ver los planes.
E
Envío directo
Modo de entrega en el que el empleado accede al documento mediante un enlace de un solo uso, sin necesidad de crear cuenta ni iniciar sesión. Reduce la fricción al máximo, aunque su nivel de evidencia es menor que el del flujo con login, donde la acción queda vinculada a un usuario autenticado: con el envío directo quedan la fecha, la hora y la versión aceptada, pero no el navegador, el tiempo de lectura ni la ubicación.
Evidencia técnica
Registro digital inmutable que prueba la existencia, contenido e integridad de una comunicación o documento. Incluye metadatos como fecha, hora, identidad del usuario y hash del documento. En RuleCenter, cuando se lee o se acepta en la aplicación, también el navegador, el tiempo de lectura y la ubicación aproximada que se deduce de la dirección IP, que no se guarda.
G
Geolocalización de la aceptación
Ubicación desde la que el empleado aceptó el documento, cuando lo acepta en la aplicación (con el envío directo no se registra). Se conserva la localización aproximada que se deduce de la dirección IP (país, región y ciudad), si la IP lo permite, y, si el empleado concede el permiso que le pide el navegador, también la posición de alta precisión. Se incluye en el acta de evidencia en PDF.
H
Hash
Huella digital única de un archivo generada mediante un algoritmo criptográfico (como SHA-256). Si cambia un solo bit del archivo, el hash cambia completamente. Permite verificar que un documento no ha sido alterado.
I
Inmutabilidad
Característica de un registro que no puede ser modificado una vez creado. En un registro append-only solo se añaden filas: nunca se editan ni se borran, de modo que el histórico siempre puede reconstruirse tal y como ocurrió.
Integridad
Garantía de que un documento o dato no ha sido alterado desde su creación. Se verifica mediante el hash del documento.
N
No repudio
Principio de seguridad que impide que una parte niegue haber realizado una acción (como aceptar un documento). Se logra mediante evidencias técnicas que vinculan la acción con la identidad del usuario.
P
PRL (prevención de riesgos laborales)
Conjunto de actividades y medidas para evitar o disminuir los riesgos derivados del trabajo. La Ley 31/1995 obliga a las empresas a informar y formar a los trabajadores sobre riesgos (Art. 18 y 19).
Prueba pericial
Análisis técnico que un perito informático realiza sobre registros digitales. Para que sea posible, los registros deben ser verificables por un tercero: por ejemplo, recalculando el hash SHA-256 del documento y comparándolo con el que quedó guardado.
R
RGPD
Reglamento General de Protección de Datos (UE 2016/679). Norma europea que regula el tratamiento de datos personales. Las empresas deben informar a empleados sobre el tratamiento de sus datos y obtener su consentimiento cuando sea necesario.
S
SHA-256
Algoritmo de hash criptográfico que genera una huella digital de 256 bits. Es el estándar actual para verificar la integridad de documentos digitales. RuleCenter calcula uno por cada versión de cada documento.
Software de cumplimiento normativo
Herramienta que hace llegar a cada persona de la plantilla las normas que le aplican (políticas, protocolos, formación) y guarda la evidencia de entrega, lectura y aceptación. Es la categoría de RuleCenter.
SSO (single sign-on)
Inicio de sesión unificado que permite al empleado entrar con las credenciales corporativas que ya usa. En RuleCenter, el empleado puede entrar con su cuenta de Google (Gmail o Google Workspace) si es la misma dirección con la que la empresa le dio de alta.
T
Tiempo de lectura
Segundos que el empleado ha permanecido con el documento abierto antes de aceptarlo. Se registra en el evento de aceptación y aparece en el acta de evidencia: permite distinguir una lectura real de un clic inmediato.
Trazabilidad
Capacidad de reconstruir el historial completo de un proceso o documento: quién lo creó, quién lo modificó, quién lo envió, quién lo recibió y qué hizo con él.