Niveles de evidencia
Adapta la seguridad al riesgo. No es lo mismo invitar a la fiesta de Navidad que notificar un cambio sustancial en las condiciones de trabajo.
Evidencia proporcional al riesgo
RuleCenter te permite configurar el nivel de evidencia por campaña. Así puedes adaptar la trazabilidad al riesgo real de cada comunicación.
Un exceso de seguridad para comunicaciones triviales frustra a los empleados. Poca seguridad para documentos críticos te deja expuesto.
La clave está en el equilibrio.
Informativo (lectura registrada)
El empleado abre el documento y confirma que lo ha leído.
Acción del empleado
Abre el documento y pulsa «Marcar como leído», que se activa a los 30 segundos.
Qué se registra
- Fecha y hora (UTC) de la apertura y de la lectura
- Tiempo de lectura en segundos
- Hash SHA-256 de la versión consultada
- Navegador y ubicación aproximada (país, región y ciudad, deducidos de la IP)
- La ubicación precisa, si el empleado deja que su navegador la comparta
Uso ideal
Comunicados internos generales, noticias corporativas, newsletters obligatorias, información de eventos.
Lectura registrada
Abrir y marcar como leído
Aceptación estándar (con un clic)
El empleado debe marcar un checkbox y pulsar aceptar.
Acción del empleado
Marca la casilla «He leído y acepto este documento» y pulsa «Aceptar».
Qué se registra
- Todo lo del Nivel 1
- Vinculación a la persona (su sesión o el enlace de su correo) + acción de aceptar
- Hash SHA-256 de la versión exacta aceptada
Uso ideal
Políticas internas, Código de Conducta, Procedimientos operativos, Formación general.
Este nivel ofrece el equilibrio entre evidencia verificable y usabilidad para el empleado.
Aceptación con un clic
Checkbox + Aceptar
Aceptación con evidencia reforzada
La aceptación de una comunicación sensible: confirmada en dos pasos y con la ubicación pedida de forma expresa.
Acción del empleado
Marca primero «Entiendo la urgencia de esta comunicación» y después «Declaro que he leído y entendido este documento»; solo entonces se activa «Confirmar y aceptar». RuleCenter le pregunta si quiere registrar su ubicación y, si acepta, se la pide su navegador. El consentimiento es del empleado: si lo concede, la posición se registra con alta precisión; si no, queda solo la ubicación aproximada deducida de la IP.
Qué se registra
- Todo lo del Nivel 2
- Coordenadas de alta precisión si el empleado las autoriza
- Tiempo de lectura antes de aceptar
- Navegador (User-Agent)
Uso ideal
Comunicaciones a una persona o a un grupo pequeño: instrucciones de PRL de alto riesgo, acuerdos de confidencialidad (NDA), modificaciones de condiciones de trabajo, amonestaciones.
Qué te permite afirmar: "aceptado desde Madrid, España, tras 4 minutos de lectura, desde este navegador" — con el hash de la versión exacta que se mostró.
Evidencia reforzada
Ubicación + tiempo de lectura
Comparativa de niveles
| Característica | Nivel 1 | Nivel 2 | Nivel 3 |
|---|---|---|---|
| Acción requerida | Abrir + Marcar como leído | Checkbox + Aceptar | Dos checkboxes + Aceptar |
| Identificación | Su sesión o el enlace de su correo | Su sesión o el enlace de su correo | Su sesión o el enlace de su correo |
| Hash SHA-256 de la versión | Sí | Sí | Sí |
| Fecha y hora (UTC) | Sí | Sí | Sí |
| Dirección IP | No se guarda | No se guarda | No se guarda |
| Tiempo de lectura | Sí | Sí | Sí |
| Ubicación aproximada (por la IP) | Sí | Sí | Sí |
| Ubicación precisa | Si su navegador la comparte | Si su navegador la comparte | Si la autoriza, tras pedírsela RuleCenter |
| Fricción usuario | Mínima | Baja | Media |
| Detalle de la evidencia | Básico | Alto | Máximo |
La ubicación aproximada se deduce de la dirección IP en el momento de leer o aceptar, con una base de datos de geolocalización; si la IP no permite deducirla, no se registra. La IP en sí no se guarda. Los tres niveles son la lectura o la aceptación dentro de la aplicación: con el envío directo (aceptar desde el enlace del correo, sin iniciar sesión) y en los pasos de un itinerario quedan la fecha, la hora y la versión, pero no el navegador, el tiempo de lectura ni la ubicación.
¿Qué nivel necesito?
Para la mayoría de las políticas y procedimientos basta con el Nivel 2.
Ofrece un equilibrio entre evidencia verificable y usabilidad para el empleado. El Nivel 3 se reserva para comunicaciones sensibles, dirigidas a una persona o a un grupo pequeño, donde interese dejar constancia del contexto completo de la aceptación.
Nivel 1 para...
- Newsletters corporativas
- Comunicados informativos
- Noticias de empresa
- Invitaciones a eventos
Nivel 2 para...
- Políticas internas
- Código de Conducta
- Procedimientos operativos
- Formación general
- RGPD / Compliance
Recomendado
Nivel 3 para...
- PRL alto riesgo
- NDAs críticos
- Modificación de condiciones
- Amonestaciones
¿Quieres ver los distintos niveles en acción?
Te mostramos cómo funciona cada nivel en una demo personalizada