Informa por escrito a cada trabajador y conserva la prueba
Desde el 5 de octubre de 2026, el Real Decreto 723/2026 obliga a entregar por escrito las condiciones esenciales del contrato (salario, jornada, periodo de prueba, convenio, protocolos) en un formato que la persona pueda guardar e imprimir, y a conservar la prueba de que se le transmitió o de que la recibió.
Qué exige el Real Decreto 723/2026
El Real Decreto 723/2026, publicado en el BOE el 15 de septiembre de 2026, sustituye al RD 1659/1998 y desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores. Amplía la información que la empresa debe dar por escrito a cada persona cuya relación laboral dure más de cuatro semanas, y fija cómo y cuándo darla.
| Qué hay que hacer | Cuándo |
|---|---|
| Informar de los elementos esenciales del contrato: salario y complementos, jornada y turnos, vacaciones, periodo de prueba, formación, convenio, preavisos… (arts. 3 y 7.1) | Antes de empezar a trabajar |
| Entregarlo en papel o en formato electrónico accesible, que se pueda almacenar e imprimir (art. 6.2) | Siempre |
| Conservar la prueba de la transmisión o de la recepción (art. 6.2) | Siempre |
| Informar por escrito de cualquier cambio en esas condiciones (arts. 5.1 y 7.3) | Lo antes posible y, como tarde, el día en que el cambio surte efecto |
| Plantilla con contrato anterior al 5 de octubre de 2026 (disposición transitoria única) | Si la persona lo pide: en 30 días hábiles, si no la tiene ya |
Si el contrato escrito ya recoge toda esa información, la obligación se da por cumplida (art. 3.1); si la recoge solo en parte, hay que entregar por escrito el resto. Texto completo: BOE-A-2026-19200.
Para varios apartados basta una referencia precisa a la ley o al convenio que los regula (art. 3.3): la cuantía del salario base y de los complementos, la jornada ordinaria, los cambios de jornada y de turnos, las horas extraordinarias, las vacaciones, el periodo de prueba, el derecho a formación, la extinción y sus preavisos, y la colaboración en la gestión de la Seguridad Social. El resto se explica por escrito: entre otros, cómo se calculan los conceptos salariales variables, la distribución irregular de la jornada, los sistemas algorítmicos que deciden sobre las condiciones de trabajo, y el plan de igualdad y el protocolo frente al acoso.
El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) ha publicado el modelo de documento informativo que prevé la disposición adicional primera, el «Documento informativo sobre los elementos esenciales del contrato de trabajo». Usarlo no es obligatorio: el real decreto dice que su publicación no condiciona la exigibilidad de la información (disposición adicional primera, apartado 2). A 2 de octubre de 2026 el modelo traía un espacio de firma; el artículo 6.2 pide conservar la prueba de la transmisión o de la recepción, no una firma, y qué hacer con esa indicación lo decide tu asesoría laboral.
Qué información es común a toda la plantilla y cuál es de cada persona
Una parte de lo que pide el artículo 3.2 es igual para todos y otra es individual. Separarlas evita rehacer los contratos: la parte común se entrega una vez a toda la plantilla y a cada nueva incorporación, y la individual acompaña a cada alta o a cada cambio de condiciones.
Suele ser común
- Plan de igualdad aplicable y, si existe, la política de conciliación (letra l)
- Protocolo frente al acoso sexual y por razón de sexo (letra l)
- Medidas planificadas para la igualdad de las personas LGTBI, si las hay (letra m)
- Sistemas algorítmicos o automatizados que decidan sobre condiciones de trabajo (letra k)
- Convenio colectivo aplicable, con su código y su vigencia (letra o)
- Entidad gestora o colaboradora de la Seguridad Social y planes de pensiones (letra p)
Es de cada persona
- Partes, fecha de inicio y, si el contrato es temporal, su duración y su causa (letras a, b y d)
- Centro de trabajo, puesto y grupo profesional (letras c y e)
- Salario base, complementos y cálculo de los variables (letra f)
- Jornada, distribución, turnos, horas extraordinarias y vacaciones (letra g)
- Periodo de prueba (letra h)
- Procedimiento de extinción y plazos de preaviso (letra n)
La parte común es justo lo que muchas empresas ya tienen en una carpeta: el plan de igualdad, el protocolo de acoso, el convenio. Lo nuevo no es tenerlos, es poder demostrar que cada persona los recibió.
Cómo se hace con RuleCenter
RuleCenter distribuye cada documento a quien corresponde, deja que la persona lo guarde, recoge su confirmación de recepción y conserva el registro de quién recibió qué versión y cuándo.
Sube el documento
La información común o la hoja individual de cada persona, en PDF o como texto. Cada versión queda registrada con su fecha y su número de versión.
Envíalo a quien corresponda
La parte común, a toda la plantilla o a un grupo; la individual, a cada persona, también a cada nueva incorporación.
La persona lo abre, lo guarda y confirma
Recibe un aviso por email y abre el documento desde el móvil o el ordenador. Si lo subes en PDF, puede descargarlo e imprimirlo. Después confirma que lo ha recibido.
Queda la prueba de recepción
Fecha y hora en que confirmó la recepción y la versión exacta que recibió; si lo hizo en la aplicación, también cuándo abrió la tarea, su navegador y la ubicación aproximada. El registro es de solo inserción: no se edita ni se borra.
Si algo cambia, versión nueva
Publicas la versión nueva y la envías a quien afecta. Cada persona queda ligada a la versión que recibió, así que se ve qué sabía cada una en cada momento.
Exporta la evidencia
Acta en PDF y datos en CSV de cada envío, para una inspección, una auditoría o una reclamación.
Lo que RuleCenter no hace
Límites
- No redacta la información ni calcula salarios: el contenido lo prepara tu equipo o tu asesoría laboral.
- No genera un documento distinto por persona a partir de una plantilla: la hoja individual de cada persona se sube como documento.
- No sustituye al contrato: si tu contrato escrito ya incluye toda la información, te sirve para la parte común y para comunicar los cambios.
Cuándo compensa y cuándo no
- Si contratas poco y ya entregas la información en papel con firma, quizá no necesites una herramienta.
- Compensa cuando hay altas frecuentes, varios centros o cambios de condiciones que comunicar con plazo.
- Y cuando alguien la pide: tienes 30 días hábiles, y con el registro sabes al momento qué recibió y cuándo.
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Preguntas frecuentes sobre el RD 723/2026
Desde el 5 de octubre de 2026. El Real Decreto 723/2026 se publicó en el BOE el 15 de septiembre de 2026 y entra en vigor a los veinte días de su publicación. Sustituye al Real Decreto 1659/1998, que queda derogado.
No de forma automática. Para las relaciones laborales vigentes el 5 de octubre de 2026, la empresa debe facilitarla a quien la solicite, en 30 días hábiles desde la solicitud y siempre que no la tenga ya. Enviarla de una vez evita gestionar peticiones sueltas con plazo.
La persona recibe un aviso por email y confirma que ha recibido el documento. RuleCenter guarda la fecha y la hora de su confirmación y la versión exacta que recibió, en un registro de solo inserción que no se edita ni se borra; si confirma en la aplicación, queda también cuándo abrió la tarea en la aplicación. De cada envío exportas el acta en PDF y los datos en CSV.
La guía del Real Decreto 723/2026 explica qué formato admite y qué prueba pide el artículo 6.2, y si basta con un correo electrónico.
Publicas la versión nueva del documento que cambia (la hoja de una persona o la información común) y la envías a quien afecta, lo antes posible y, como tarde, el día en que el cambio surte efecto. Cada persona queda ligada a la versión que recibió, así que se ve qué sabía cada una en cada momento. No hace falta comunicarlo cuando el cambio viene de una modificación de la ley, del reglamento o del convenio a los que ya remitía la información entregada (art. 5.2).
La obligación general de información se aplica a las relaciones laborales de más de cuatro semanas (art. 2.2). Los pescadores y la gente de mar tienen reglas propias en el mismo real decreto. A las relaciones laborales especiales se aplica en los términos de su normativa específica y, en todo caso, cuando esa normativa se remite a él o prevé aplicar de forma supletoria el Estatuto de los Trabajadores (art. 2.5). Al personal empleado público se le aplica con las peculiaridades de su legislación específica (art. 2.6).
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Para asesorías laborales
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Ya está en vigor: ¿puedes demostrar que cada persona recibió su información?
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