Versionado y evidencias
Mantén el orden y la trazabilidad con un control de versiones estricto y evidencia verificable y auditable.
El problema: documentos sin control
Tienes la Política v3 pero algunos empleados firmaron la v1 hace dos años.
En caso de conflicto, no puedes demostrar que el empleado conocía la versión actual.
Consecuencia: La política no es aplicable porque no hay evidencia de que se comunicó correctamente.
Versiones mezcladas
Diferentes empleados han firmado diferentes versiones. Caos documental.
Sin prueba de integridad
No puedes demostrar que el documento no fue alterado después de firmarse.
Fechas dudosas
En una firma manual, la fecha la pone quien firma, no un sistema.
La solución: integridad documental verificable
Cada documento y cada interacción queda registrada de forma inmutable
Control de versiones
Si subes la v2 de una política, el sistema archiva la v1 pero mantiene sus evidencias intactas. Historial completo y accesible.
Hashing SHA-256
Cada versión de cada documento tiene una huella digital única. Permite comprobar que lo que se aceptó es exactamente lo que se envió: cualquier alteración cambia la huella y queda a la vista.
Registro de eventos append-only
La primera apertura en la aplicación del documento de cada campaña, cada aceptación y cada cambio se escriben con su fecha y hora en UTC en un registro que solo admite añadir: nunca se edita ni se borra, ni siquiera cuando expiran las políticas de retención.
Nueva aceptación, a quien tú decidas
Cuando subes una versión nueva, decides en cada campaña en curso a quién pedírsela: a todas las personas que la recibieron, solo a quien aún no la había aceptado o a nadie por ahora.
Detalles técnicos de la evidencia
Datos registrados
- Hash SHA-256 de la versión exacta
- Fecha y hora UTC de cada evento
- Identificador único del empleado
- Acción realizada (lectura, aceptación, formulario)
- Al leer, aceptar o responder en la aplicación, además: navegador (User-Agent), tiempo de lectura en segundos, ubicación aproximada deducida de la IP (la IP no se guarda) y la precisa, si el empleado la autoriza
Qué te aporta
- Inmutabilidad: el registro solo admite añadir
- Trazabilidad: historial completo de versiones
- Verificabilidad: cada aceptación lleva la huella de su versión
- Exportabilidad: PDF, CSV y XLSX con todos los datos
- Retención: los eventos quedan fuera de las purgas
- Auditoría: registro de accesos
Beneficios clave
Evidencia verificable
Actas que cualquiera puede comprobar, listas para inspecciones y auditorías.
Orden documental
Historial completo de versiones. Siempre sabes quién aceptó qué versión y cuándo.
Actualización fácil
Pides la nueva aceptación solo a quien corresponde, cuando tú decides.
¿Quieres ver cómo funcionan las evidencias?
Te mostramos el modelo de evidencia y cómo se genera cada prueba