El compliance penal para PYMEs
A estas alturas ya casi todo el mundo sabe que es obligatorio poner en marcha en todas las empresas un plan de compliance penal para evitar sustos desagradables, pero la realidad es que muy pocas lo tienen implementado.
Hay muchas descripciones sobre este asunto, pero casi todas utilizan términos legales que dificultan su comprensión. Para complicarlo más, las empresas grandes suelen incluir el compliance penal en un plan mucho más amplio de compliance y prevención, lo cual hace que poner en marcha un plan de compliance parezca mucho más complicado de lo que es en realidad (ver artículo Compliance para principiantes para comprender más sobre el Compliance en términos no jurídicos).
Lo que necesitan las PYMEs
Las PYMEs necesitan algo más sencillo, que cubra la obligación legal de disponer de un plan de cumplimiento, que proteja a los administradores y a los directivos, centrado sobre todo en las normas que tienen que cumplir los empleados, y que pueda aportar valor sin la complicación de los planes de compliance super sofisticados de las grandes organizaciones.
Y muchas de estas guías explican cómo se pone en marcha un plan de compliance penal desde la visión jurídica, es decir, desde la labor que el asesor legal deberá realizar, dejándose la parte más importante de un plan de compliance: la ejecución.
A continuación le explicamos los pasos básicos a seguir, que aunque inicialmente puede hacerse ud mismo, le recomendamos que acuda a un abogado penalista para que le ayude en todo el proceso.
Pasos a seguir: R-U-L-E
Poner en marcha un plan de compliance sencillo pero efectivo no es muy difícil, y más si nos apoyamos en herramientas como RuleCenter que facilitan mucho todos los pasos.
Seguiremos un plan de 4 pasos, usando la nomenclatura RULE que proviene de la palabra inglesa regla, pues al fin y al cabo, vamos a definir las reglas de funcionamiento legal de nuestra empresa:
Riesgos
Identificaremos los riesgos legales (delitos) que pueden afectar a nuestra empresa y los que no. Por ejemplo, si nuestra empresa es una asesoría, los delitos relativos a la salud pública seguramente no son un riesgo que pueda afectarnos.
Unificación
Definiremos breves documentos de fácil lectura que contengan unas normas de comportamiento de los empleados, prohibiendo cualquier comportamiento que pueda generar esos delitos. Cada documento de normas deberá prever varios riesgos, por eso hemos llamado a este paso unificación.
Lectura
Comunicación de las normas de la empresa por parte de los empleados. Deberemos asegurarnos que todos los empleados leen, comprenden, y están de acuerdo con esas normas. Y que existe un plan para írselo recordando y que tienen acceso al canal de denuncia.
Ejecución
Seguimiento de la lectura de estas normas, y de incidencias recibidas desde el canal de denuncia.
R - Riesgos
El primer paso de un plan de compliance penal ha de ser sin duda el identificar que riesgos penales o delitos puede llegar a cometer nuestros empleados en el contexto de su trabajo.
En España existen 26 delitos tipificados en el código penal que son extensibles a la empresa, y que deberemos revisar, y decidir si son o no aplicables a nuestra empresa, y a qué grupo de personas afectan. Aquí tienes un pequeño checklist:
Delitos contra las personas
- Tráfico ilegal de órganos (CP art.156 bis)
- Trata de seres humanos (CP art.177 bis)
- Delitos relativos a la prostitución, explotación sexual y corrupción de menores (CP art.189 bis)
Delitos contra la intimidad y datos
- Delitos contra la intimidad, allanamiento informático y otros delitos informáticos (CP art.197 quinquies)
- Daños informáticos (CP art.264 quater)
Delitos económicos
- Estafas y fraudes (CP art.251 bis)
- Frustración de la ejecución (CP art.258 ter)
- Insolvencias punibles (CP art.261 bis)
- Delitos contra la propiedad intelectual e industrial, el mercado y los consumidores (CP art.288)
- Blanqueo de capitales (CP art.302)
- Financiación ilegal de partidos políticos (CP art.304 bis)
- Delitos contra la Hacienda Pública y la Seguridad Social (CP art.310 bis)
Delitos contra trabajadores y extranjeros
- Delitos contra los derechos de los ciudadanos extranjeros (CP art.318 bis)
- Delitos contra los derechos de los trabajadores (CP art.311a 318)
Delitos contra el medio ambiente y salud pública
- Delito de construcción, edificación o urbanización ilegal (CP art.319)
- Delitos contra el medio ambiente (CP art.328)
- Delitos relativos a la energía nuclear y a las radiaciones ionizantes (CP art.343)
- Delitos de riesgo provocado por explosivos (CP art.348)
- Delitos contra la salud pública relativos a sustancias peligrosas, medicamentos, dopaje, delitos alimentarios (CP art.366)
- Tráfico de drogas (CP art.369 bis)
Delitos de falsedad y corrupción
- Falsedad de moneda (CP art.386)
- Falsedad en medios de pago (CP art.399 bis)
- Cohecho (CP art.427 bis)
- Tráfico de influencias (CP art.430)
Otros delitos
- Provocación a la discriminación, el odio y la violencia (CP art.510 bis)
- Financiación del terrorismo (CP art.576)
Como se puede observar, muchos de estos delitos no son aplicables a todas las empresas, por lo que deberá estudiar bien cuáles son sujeto de prevención y cuáles no.
Recomendación
Es necesario que comprenda cada uno de los delitos, por lo que le recomendamos que acuda a un abogado penalista para que le ayude en este y el siguiente paso.
U - Unificación
Una vez identificados los riesgos penales a los que está expuesta nuestra empresa, deberemos redactar unas normas básicas de comportamiento que traten de reducir la posibilidad de que se cometan esos delitos.
Esta segunda fase la hemos llamado unificación porque deberemos agrupar varios de los delitos en un documento, de tal forma que no nos quede un documento por delito, con muchos documentos legales y extensos, sino algo más manejable y entendible por el empleado.
Por ejemplo, en un pequeño despacho, estos podrían ser los documentos que un empleado debería leer y aceptar, que tratarian de cubrir los delitos típicos:
- Compromiso de confidencialidad y ética profesional
- Normativa de uso de los medios tecnológicos
- Tratamiento de datos, regulación y compromisos
- Directivas éticas y legales de la empresa
En definitiva, unos documentos de normas que recojan el comportamiento deseado de los empleados en los diferentes ámbitos. También puede localizar videos formativos y hacer encuestas que nos ayuden a mitigar esos potenciales delitos.
L - Lectura
Una vez definidas las normas por las que se rige su empresa, deberá asegurarse que todos sus empleados las leen y las aceptan. Deberá guardar una copia de dicha aceptación, pues en caso de incidencia, será parte de la prueba de que la empresa se preocupó por este asunto.
Adicionalmente, deberá proporcionar a los empleados un mecanismo para que ellos mismos puedan notificar la detección de que un empleado no está cumpliendo con la normativa definida. Esa función se realiza a través del canal de denuncia y es una de las funciones que le puede proporcionar RuleCenter.
Recordatorios periódicos
Es importante también que planifique una lectura periódica para los empleados de esas normas a modo de recordatorio, y también guarde una constancia de que se ha producido esa lectura. Se trata de sensibilizar e impulsar una cultura de normas y cumplimiento.
Su empresa será una empresa en la que todo el mundo sabe lo que debe y no debe hacer, y donde se definen los principios éticos y legales de cómo los empleados deben actuar en su día a día.
E - Ejecución
Finalmente, tiene que asimilar que el asunto del compliance no es una tarea de una sola vez. Deberá ejecutar las siguientes tareas de forma periódica:
- Comprobar que los empleados están efectivamente recibiendo y aceptando las normas de la empresa
- Verificar si existe alguna notificación en el canal de denuncia, y de ser así, gestionar esa incidencia
- Revisar que las normas cubren las necesidades cambiantes de la empresa y de la legislación
Lo ideal es tener todas las normas o reglas en un solo lugar, un "centro de reglas" o RuleCenter donde poder gestionar las 4 etapas R-U-L-E, donde tener un canal de denuncia y poder hacer el seguimiento de la aceptación de las normas de la empresa.
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