Compliance para principiantes

Cada vez escuchamos más el término compliance, o nos preguntan si tenemos un plan de compliance en nuestra empresa, y el 90% de las PYMES ni tienen ni saben lo que es, ni entienden la necesidad. Y los términos utilizados para describirlo a veces está pensado para que lo lean abogados o juristas, lo cual hace más difícil su compresión.

Esta es la explicación del lo que es el Compliance en términos sencillos no jurídicos, y su aplicación a nivel práctico en la empresa.

Compliance = poner normas y hacer que se cumplan

Así de sencillo. El Compliance, o el "cumplimiento", no es nada más que tratar de que los empleados y colaboradores conozcan y sigan unas normas alineadas con la cultura de la empresa y, sobre todo, el cumplimiento de la ley.

Y nos referimos a los colaboradores porque aunque inicialmente se centra en los empleados, esas normas puede aplicar también a proveedores, o colaboradores o a clientes.

Normas... ¿Para qué?

Hay muchos motivos por los que ir creando (documentando) y comunicando las normas o procedimientos normalizados de la empresa, pero los tres principales serían los siguientes:

Además, si nuestra empresa ofrece servicios a grandes organizaciones, estos grandes clientes nos pueden exigir que tengamos un "plan de normas". ¿Por qué nos lo piden? Porque su "plan de normas" define que solo pueden elegir a proveedores que tengan ese nivel de "hacer bien las cosas", por lo que el plan de compliance es también al final un arma comercial.

¿Qué tipos de compliance hay?

Las reglas o normas de la empresa suele agruparse en tipos en función del objetivo que persigan esas normas.

Por ejemplo, hay normas que se establecen para formar y sensibilizar a los empleados sobre posibles delitos cometidos en su trabajo. Parece absurdo y de sentido común, pero mucha gente desconoce, por ejemplo, que no se puede tirar un toner gastado de una impresora a la basura normal, o que no se pueden compartir datos de clientes con personas ajenas a la empresa. Este grupo de reglas o normas se suelen llamar "reglas sobre delitos", o también "compliance penal".

Estos son algunas familias de normas que suelen definir las empresas:

• Normas legales: Conocido como compliance penal, son normas de comportamiento para tratar de evitar delitos, y reducir la exposición de la empresa a riesgos penales.
• Normas tributarias: Reglas que deben aplicar las personas en su día a día para evitar cometer infracciones fiscales.
• Normas laborales: Conjunto de normas que deben cumplir los empleados y los que contratan personas para evitar contingencias en lo laboral.
• Normas de ciberseguridad: Grupo de normas que tienen por objeto formar a los empleados en las mejores prácticas para evitar problemas informáticos.
• Normas de prevención: Conjunto de normativas orientada a prevenir accidentes labores.

Las normas incluyen no solo el comportamiento esperado, sino también los procedimientos a seguir para verificar su cumplimiento o que hacer en caso de detectar que no se cumple algo.

No quedarse a medias: ejecución del plan de cumplimiento

Es muy importante comprender que el compliance va más allá de la definición de esas normas. El compliance implica también su puesta en marcha, es decir que sean puestas en conocimiento de los colaboradores, y de los mecanismos para la detección del no cumplimiento.

Deberemos garantizar que las normas, una vez definidas, son comunicadas a los empleados, y que estos conocen esas normas, e ir revisándolas y mejorándolas y recordándolas a los empleados a través de mecanismos de comunicación y formación.

Pongamos un ejemplo:

1. Definimos una norma que indica cómo ir vestido al ingresar en una obra; llevar casco, guantes...etc., y que aplica a todos los empleados.
2. Definimos una norma, que aplica los supervisores, que indica que tienen que verificar que todos los empleados conocen esta norma, y que se cumple.
3. Obligamos a los empleados a leerse esas normas de forma periódica y confirmarnos que están conforme con esas reglas.
4. Ponemos a disposición de los empleados y los supervisores un canal de comunicación para que nos informen de cualquier no cumplimiento de la norma.
5. Revisamos esas normas si es necesario y las volvemos a comunicar a todos los empleados si es necesario.

Es un error muy común definir el punto 1 y 2, y que no se hagan los siguientes pasos. Eso no es un plan de cumplimiento normativo; es un intento que se quedó a medias.

¿Por dónde empiezo? Por el compliance penal

Además de hacer las cosas bien, evitar accidentes o sustos, evitar costes y ser más competitivos, hay una parte del compliance que debe aplicarse sí o sí: el Compliance Penal. Es obligatorio.

En el caso de España, la Ley Orgánica 1/2015 de 30 de marzo, hace responsable a la empresa de los delitos que cometan sus empleados, por lo que obliga a las empresas a poner en marcha un plan de cumplimiento legal, y obliga además a disponer de un sistema para que los empleados puedan denunciar esos delitos.

En otras palabras, es obligatorio definir unas normas, comunicarlas y hacer lo posible para que se cumplan. Y poder demostrar, en caso de incidente, que ha hecho lo necesario para prevenir y detectar esos posibles delitos.

En resumen, contar con un plan de compliance es fundamental para cualquier empresa, independientemente de su tamaño. En el caso de las empresas medianas, un plan de compliance puede ser aún más importante para prevenir riesgos y proteger su continuidad y reputación. Además, un producto de automatización de compliance y canal de denuncia puede ser una herramienta muy útil para agilizar la implementación y gestión del plan de compliance, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios.

Si no sabe cómo empezar, le recomendamos la Guía básica del compliance penal para PYMEs que le indicará de forma muy sintética los pasos a seguir. Puede empezar usted mismo, sin coste, e ir mejorando poco a poco. El riesgo de no tener nada es altísimo.