Qué es un plan de compliance
Un plan de compliance es un conjunto de medidas y procedimientos que una empresa implementa para prevenir y detectar posibles delitos y conductas ilícitas por parte de sus empleados y directivos. Este plan es esencial para garantizar el cumplimiento normativo, proteger la reputación de la empresa y evitar sanciones y multas por parte de las autoridades competentes.
En el caso de las empresas medianas, un plan de compliance puede ser especialmente importante, ya que estas empresas suelen tener menos recursos que las grandes empresas para hacer frente a posibles sanciones y multas. Además, los delitos y conductas ilícitas pueden tener un impacto aún mayor en la reputación y continuidad de una empresa mediana.
Atención: responsabilidad penal extendida
Esto se acentúa más con la aparición de las nuevas leyes de extensión penal, que hace cómplices a la empresa de los posibles delitos de los empleados.
La responsabilidad de definir y ejecutar un plan de compliance suele recaer en una figura conocida como Compliance Officer, pero en muchas ocasiones, en empresas que no son muy grandes, esta figura no existe.
Lo que debería hacer un compliance officer
A falta de Compliance Officer, el propio CEO o persona designada de la pequeña y mediana empresa es la que se ocupa de estos asuntos, y deberá prestar especial atención a ciertos temas relacionados con el compliance:
Riesgos específicos de la empresa
Cada empresa tiene sus propios riesgos específicos en materia de compliance, dependiendo de su sector de actividad, ubicación geográfica, tipo de clientes y proveedores, entre otros factores. Por lo tanto deberán identificar los riesgos específicos de su empresa y adaptar su plan de compliance a ellos.
Protección de datos
La protección de datos es un tema cada vez más importante en el ámbito del compliance, especialmente tras la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea en mayo de 2018. Los responsables deben asegurarse de que su empresa cumple con la normativa de protección de datos y de que cuenta con medidas de seguridad adecuadas para proteger la información de sus clientes y empleados.
Prevención de la corrupción
La corrupción es uno de los delitos más comunes en el ámbito empresarial, y puede tener graves consecuencias para la empresa. Los directivos deben implementar medidas para prevenir la corrupción en su empresa, incluyendo la adopción de un código ético, la formación de los empleados en materia de prevención de la corrupción y la implementación de medidas de control interno.
Prevención del blanqueo de capitales
El blanqueo de capitales es otro delito que puede afectar a las empresas medianas, especialmente si trabajan en sectores financieros o relacionados con el comercio internacional. Se deberán implementar medidas de prevención del blanqueo de capitales, como la identificación de clientes y proveedores, la verificación de la procedencia de los fondos y la formación de los empleados.
Automatización de compliance y canal de denuncia
Más allá de la definición de los procesos, lo que luego bloquea los planes de compliance es su ejecución, pues requiere muchísima inversión de tiempo en seguimiento. Por suerte se puede contar con la ayuda de productos de automatización de compliance y canal de denuncia para implementar y gestionar su plan de compliance de manera más eficiente.
Estos productos ofrecen soluciones tecnológicas para automatizar los procesos de comunicación, formación y monitorización del plan de compliance, así como para permitir una gestión eficaz y segura de las denuncias internas.
Ideal para PYMES
Un producto de automatización de compliance puede ser especialmente útil para las empresas medianas, ya que suelen tener menos recursos que las grandes empresas para implementar y gestionar un plan de compliance. Estos productos ofrecen soluciones a medida y fáciles de usar para adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.
Ventajas de la automatización de compliance
Ahorro de tiempo y recursos
Un producto de automatización de compliance permite ahorrar tiempo y recursos al automatizar los procesos de comunicación, formación y monitorización del plan de compliance. Esto permite a los empleados dedicar más tiempo a sus tareas principales y a los responsables de compliance centrarse en las tareas más importantes.
Mayor eficacia
La automatización de los procesos de compliance también puede mejorar la eficacia del plan de compliance al garantizar que todas las comunicaciones y formaciones llegan a los empleados pertinentes en el momento adecuado.
Reducción de los riesgos
Un canal de denuncia seguro y anónimo puede ayudar a prevenir y detectar posibles delitos y conductas ilícitas antes de que se conviertan en un problema mayor, lo que puede reducir los riesgos y costes asociados a estos delitos.
Protección de la reputación
La implementación de un plan de compliance eficaz y la utilización de un canal de denuncia puede mejorar la reputación de la empresa al mostrar su compromiso con el cumplimiento normativo y la ética empresarial.
Conclusión
Un plan de compliance es esencial para garantizar el cumplimiento normativo, proteger la reputación de la empresa y evitar sanciones y multas por parte de las autoridades competentes. Los responsables deben prestar especial atención a ciertos temas relacionados con el compliance, como los riesgos específicos de la empresa, la protección de datos, la prevención de la corrupción y del blanqueo de capitales.
Los productos de automatización de compliance y canal de denuncia pueden ser especialmente útiles para las empresas medianas, ya que permiten ahorrar tiempo y recursos al automatizar los procesos de comunicación, formación y monitorización del plan de compliance. La implementación de un plan de compliance eficaz y la utilización de un canal de denuncia puede mejorar la reputación de la empresa y mostrar su compromiso con el cumplimiento normativo y la ética empresarial.